Od 1 lipca 2026 roku obowiązek stosowania tachografów obejmie kolejną grupę pojazdów wykorzystywanych w transporcie międzynarodowym. Oprócz pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony nowe wymagania będą dotyczyć również pojazdów oraz zespołów pojazdów o DMC powyżej 2,5 tony, wykorzystywanych w międzynarodowym przewozie rzeczy lub przewozach kabotażowych.
Zmiana będzie szczególnie istotna dla firm korzystających z samochodów dostawczych, które do tej pory nie były objęte obowiązkiem stosowania tachografów.
Choć termin wejścia przepisów w życie jest znany z wyprzedzeniem, przygotowań nie warto odkładać na ostatnie tygodnie. Montaż urządzeń, dostosowanie procesów, przeszkolenie kierowców oraz wdrożenie sposobu zarządzania danymi wymagają czasu.
Dla przedsiębiorstw, które wcześniej nie korzystały z tachografów, nowe regulacje oznaczają nie tylko dodatkowe wyposażenie pojazdu. To również nowe obowiązki związane z organizacją pracy kierowców, przechowywaniem danych, analizowaniem naruszeń i przygotowaniem firmy do ewentualnych kontroli.
Które pojazdy zostaną objęte nowymi przepisami?
Nowe wymagania będą dotyczyć pojazdów oraz zespołów pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 2,5 tony, jeśli są one wykorzystywane do:
- międzynarodowego transportu drogowego rzeczy,
- przewozów kabotażowych na terenie innych państw,
- realizowania tras przekraczających granice kraju.
W praktyce oznacza to, że obowiązek może objąć wiele samochodów dostawczych wykorzystywanych przez firmy transportowe, kurierskie, logistyczne, handlowe i usługowe.
Przedsiębiorcy powinni przeanalizować nie tylko masę samego pojazdu, ale również dopuszczalną masę całkowitą całego zespołu, na przykład samochodu dostawczego z przyczepą.
Najważniejsze wyjątki od obowiązku stosowania tachografów
Rozszerzenie przepisów nie oznacza, że każdy pojazd o DMC przekraczającej 2,5 tony automatycznie będzie musiał zostać wyposażony w tachograf.
W określonych sytuacjach wyjątek może dotyczyć pojazdów:
- przewożących narzędzia, maszyny lub wyposażenie potrzebne kierowcy do wykonywania pracy,
- prowadzonych przez osoby, dla których kierowanie pojazdem nie jest głównym zajęciem,
- poruszających się w określonym promieniu od siedziby przedsiębiorstwa,
- niewykorzystywanych do zarobkowego przewozu rzeczy.
Zakwalifikowanie pojazdu do odpowiedniego wyjątku nie zawsze jest jednak jednoznaczne. Znaczenie ma między innymi charakter transportu, rodzaj wykonywanej działalności, zasięg tras oraz zakres obowiązków kierowcy.
Dlatego każda firma powinna indywidualnie przeanalizować sposób wykorzystywania swoich pojazdów. Sam fakt przewożenia narzędzi lub wykonywania usług technicznych nie musi automatycznie oznaczać zwolnienia z przepisów.
W przypadku wątpliwości warto skonsultować się ze specjalistą zajmującym się tachografami lub przepisami transportowymi.
Montaż tachografu może być bardziej skomplikowany, niż się wydaje
W samochodach ciężarowych miejsce na tachograf oraz niezbędne elementy instalacji jest zazwyczaj przewidziane już na etapie projektowania pojazdu. W przypadku samochodów dostawczych sytuacja może wyglądać inaczej.
Niektóre pojazdy nie mają fabrycznie przygotowanego miejsca na urządzenie, czujniki lub pozostałe elementy instalacji. Warsztat może więc potrzebować więcej czasu na dobór odpowiedniego rozwiązania i prawidłowe zamontowanie systemu.
Na czas realizacji mogą wpływać między innymi:
- model i konfiguracja pojazdu,
- dostępność miejsca na urządzenie,
- sposób podłączenia czujników,
- dostępność odpowiednich komponentów,
- konieczność wykonania dodatkowych prac instalacyjnych.
W przypadku większej floty każde wyłączenie pojazdu z użytkowania powinno zostać uwzględnione w harmonogramie tras i zleceń. Jednoczesne skierowanie wielu samochodów do warsztatu może ograniczyć zdolność firmy do realizowania transportów.
Dlatego bezpieczniejszym rozwiązaniem jest rozłożenie montażu na kilka etapów.
Dlaczego nie warto czekać do czerwca 2026 roku?
Wraz ze zbliżaniem się terminu wejścia nowych przepisów w życie będzie rosło zainteresowanie montażem tachografów. Może to oznaczać:
- dłuższy czas oczekiwania na wizytę w warsztacie,
- ograniczoną dostępność certyfikowanych instalatorów,
- problemy z dostępnością urządzeń i części,
- trudności z dopasowaniem montażu do bieżących tras,
- większe ryzyko czasowego wyłączenia pojazdów z pracy.
Firmy, które rozpoczną przygotowania wcześniej, zyskają możliwość rozłożenia procesu w czasie. Pozwoli to ograniczyć przestoje i lepiej dopasować terminy instalacji do obciążenia floty.
Wcześniejsze działanie daje również czas na przeszkolenie kierowców, uporządkowanie procedur oraz wybranie sposobu zarządzania danymi.
Montaż tachografu to dopiero początek
Samo wyposażenie pojazdu w tachograf nie oznacza, że firma jest już w pełni przygotowana do nowych obowiązków.
Po uruchomieniu urządzenia przedsiębiorstwo będzie musiało między innymi:
- regularnie pobierać dane z tachografów,
- przechowywać wymagane pliki i dokumenty,
- kontrolować czas prowadzenia pojazdu,
- monitorować przerwy i okresy odpoczynku,
- analizować potencjalne naruszenia,
- przygotowywać dane na potrzeby kontroli,
- pilnować terminów związanych z obsługą urządzeń.
Kierowcy muszą prawidłowo korzystać z kart oraz rejestrować wykonywane aktywności. Osoby zarządzające flotą odpowiadają natomiast za kontrolę danych i odpowiednio wczesne reagowanie na nieprawidłowości.
Dla firm, które wcześniej nie były objęte tymi wymaganiami, może to oznaczać istotną zmianę w codziennej organizacji pracy.
Same dane nie wystarczą. Trzeba jeszcze umieć je wykorzystać
Jednym z najczęstszych błędów jest traktowanie pobrania i zapisania danych jako zakończenia procesu.
W rzeczywistości samo archiwizowanie plików nie daje jeszcze pełnej kontroli nad flotą. Dane powinny pomagać w wykrywaniu problemów, planowaniu pracy kierowców i ograniczaniu ryzyka naruszeń.
Wraz ze wzrostem liczby pojazdów i kierowców ręczne kontrolowanie informacji staje się coraz bardziej czasochłonne. Dane są często przechowywane w różnych miejscach, a osoby odpowiedzialne za flotę muszą samodzielnie porównywać je z trasami, zleceniami i harmonogramami.
Brak uporządkowanego procesu zwiększa ryzyko:
- przeoczenia naruszenia,
- przekroczenia czasu prowadzenia pojazdu,
- nieprawidłowego zaplanowania kolejnej trasy,
- braku wymaganych danych podczas kontroli,
- powtarzania tych samych błędów przez kierowców.
Dlatego przygotowanie do nowych przepisów warto połączyć z uporządkowaniem całego procesu zarządzania flotą.
Jak system ALTSOL pomaga uporządkować zarządzanie flotą?
ALTSOL wspiera firmy w centralizowaniu informacji związanych z pojazdami, kierowcami i realizowanymi trasami. Zamiast korzystać z wielu oddzielnych arkuszy, komunikatorów i dokumentów, osoby zarządzające flotą mogą pracować w jednym środowisku.
System umożliwia między innymi:
- monitorowanie lokalizacji pojazdów,
- sprawdzanie historii przejazdów,
- planowanie tras i przydzielanie zadań,
- analizowanie czasu pracy kierowców,
- kontrolowanie realizacji zleceń,
- monitorowanie kosztów i zużycia paliwa,
- tworzenie raportów,
- ustawianie alertów i obszarów geograficznych,
- dostęp do najważniejszych informacji z poziomu aplikacji mobilnej.
Dzięki temu dane związane z pracą floty można analizować w szerszym kontekście. Informacje o czasie pracy kierowcy można zestawić z wykonaną trasą, postojami, realizowanymi zadaniami i wykorzystaniem pojazdu.
Pozwala to szybciej identyfikować problemy i podejmować decyzje na podstawie rzeczywistych danych, a nie wyłącznie deklaracji lub informacji przekazywanych po zakończeniu trasy.
Przygotowanie do zmian warto połączyć z analizą procesów
Nowe przepisy mogą być dobrym momentem, aby sprawdzić, jak obecnie wygląda zarządzanie flotą w firmie.
Warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- Czy wiemy, które pojazdy zostaną objęte nowymi przepisami?
- Czy mamy zaplanowane terminy montażu tachografów?
- Czy kierowcy znają nowe obowiązki?
- Kto będzie odpowiadał za pobieranie i kontrolowanie danych?
- Czy potrafimy szybko sprawdzić czas pracy danego kierowcy?
- Czy informacje o pojazdach, trasach i zleceniach znajdują się w jednym miejscu?
- Czy jesteśmy w stanie wcześniej wykryć ryzyko opóźnienia lub naruszenia?
Jeżeli odpowiedzi wymagają sprawdzania kilku systemów, kontaktowania się z kierowcami lub ręcznego porównywania arkuszy, nowe obowiązki mogą dodatkowo skomplikować codzienną pracę.
Odpowiednio dobrany system zarządzania flotą pomaga ograniczyć liczbę ręcznych czynności, uporządkować dane i zwiększyć kontrolę nad realizowanymi transportami.
Sprawdź, czy Twoja flota jest gotowa na lipiec 2026 roku
Termin 1 lipca 2026 roku nie oznacza wyłącznie konieczności zamontowania nowych urządzeń. Firmy powinny przygotować również kierowców, procedury i sposób zarządzania informacjami.
Pierwszym krokiem powinna być analiza floty i wskazanie pojazdów, które mogą zostać objęte nowymi regulacjami. Następnie warto zaplanować montaż tachografów, ustalić odpowiedzialność za dane oraz sprawdzić, czy obecny sposób organizacji pracy pozwoli sprawnie realizować nowe obowiązki.
ALTSOL pomaga firmom uporządkować zarządzanie pojazdami, kierowcami, trasami i kosztami w jednym systemie.
Umów prezentację ALTSOL i sprawdź, jak zwiększyć kontrolę nad flotą przed wejściem nowych przepisów.
